La clôture des comptes

La clôture de l'exercice n'est pas seulement une étape comptable. C'est le moment de passer en revue la situation juridique de la société pour éviter les mauvaises surprises au moment de l'approbation des comptes. Le guide fait le tour des points à vérifier, les mandats des dirigeants et du commissaire aux comptes, les sommes versées aux dirigeants et aux associés pendant l'année, la tenue des registres, les formalités qui auraient été oubliées et le niveau des capitaux propres par rapport au capital social.

Avant toute vérification, il faut avoir sous la main les statuts à jour, un extrait Kbis récent, le registre des décisions et les procès-verbaux de l'année écoulée. En les rapprochant, on repère vite les écarts entre ce qui a été décidé et ce qui a été déclaré au greffe. Un dirigeant nommé mais jamais inscrit, un siège social transféré sans formalité ou une décision prise sans procès-verbal se voient à ce stade et se corrigent avant la clôture plutôt qu'après.

La date de clôture fixe tout le calendrier qui suit, la préparation des comptes par l'expert-comptable, la tenue de l'assemblée générale dans le délai prévu par la loi ou par les statuts selon la forme de la société et le dépôt des comptes annuels au greffe. Le guide explique aussi dans quels cas une société peut changer sa date de clôture et comment demander une prolongation du délai d'approbation lorsque les comptes ne peuvent pas être prêts à temps. Un prochain livret sera consacré à l'approbation des comptes elle-même.

La durée du mandat des dirigeants et les personnes habilitées à le renouveler dépendent de la forme de la société et de ce que prévoient les statuts. Un mandat arrivé à son terme sans renouvellement fragilise toutes les décisions prises ensuite. Le guide invite à repérer les mandats qui expirent dans l'année, à faire prendre la décision de renouvellement par l'organe compétent et à la conserver au registre, puis à déclarer le renouvellement au greffe lorsque la forme de la société l'exige.

L'extrait s'arrête à l'ouverture du chapitre sur le commissaire aux comptes. Le guide complet détaille son rôle, les seuils qui rendent sa nomination obligatoire, la durée de son mandat et les règles de renouvellement. Il poursuit avec les sommes versées aux dirigeants et aux associés, la tenue des registres obligatoires et le cas des capitaux propres devenus inférieurs à la moitié du capital social.